Project

各支社や部署が独自で営業提案資料や販促物の制作を行っており、保管場所・方法が決まっていなかったため、制作した資料の重複や検索に時間がかかるなど、非効率な業務が発生していた。また、資料のクオリティがバラバラで、ある一定以上のクオリティを保った資料の展開が求められていた。

Solution

◆システム構築

まずは全支社が会社（パソコン）でも外出先（スマホ）でもアクセスできる、ｗｅｂポータルサイトを作成し、資料の共有とアクセスしやすい環境を準備。またID権限を各支社や営業所に付与し、見せたくないファイルを非表示にしたり、支社内だけの情報を共有を可能とすることで、利便性を高めた。また、随時トピックスを発信したり、ファイルアクセスランキング機能を設けるなど、定期的に訪れて頂けるような仕掛けも盛り込んだ。

◆運用フォロー

システム（箱）があっても、使ってもらいやすい仕組みでなければ意味がないため、実際の顧客の業務フローを理解し、ユーザーのニーズに沿った機能や、実運用フォローを定期的に行うことで、アクセス数を増やすフォローを行った。

◆コンテンツの制作

システムがあっても、ユーザーが望む必要なコンテンツがなければ意味がありません。アナログ（紙媒体での見せ方）からデジタルでの利用（動画やタブレットでの提案）を想定した、コンテンツも合わせてご提案・制作を進め、コンテンツを拡充していきました。

Result

全国の支社で年間で６０万アクセスの利用状況、営業シーンで必要な資料が活用され、商談シーンでの質が向上。さらにユーザーからのフィードバックを定期的に行い、必要なコンテンツの拡充、不要なコンテンツの改善などを続け、より質の高い資料の共有・活用が可能になった。

customer’s
voice

システム構築以前は、ファイル共有サーバが社内的に乱立しており、どこにどのファイルが格納されているか分からない状態だった。また資料が個人のPCに格納され、作成した提案資料は販促物が共有されないなど、業務が俗人化していた。システム構築後は、支社間や部署間でのコミュニケーションも活性化し、会社全体で情報コンテンツを共有していこうという雰囲気が高まりました。まだコンテンツとしては不足していたり、コンテンツがあるけどその存在を知らずに活用されていなかったりという状況がありますので、よりユーザーに使ってもらいやすいように改善していきたいと思っています。